善用“三招”当好机关办公室的“信息兵”

文件传阅作为机关办公室日常工作的一部分，相比办公室会务筹备、材料撰写等其他工作而言，显得是那么微不足道，但在实际操作中又充满技巧和挑战，并牵连着机关工作的大局。作为办公室文件传阅的工作人员，当善用“三招”，当好机关办公室的“信息兵”。

善用“逢文必读、造册登记”的基础实招。作为文件传阅过程中第一经手人员，在文件传阅的实际操作中，有时候因为手头文件太多导致缺乏阅读的耐心，只是做了一个简单的档案登记员和“邮差”的角色，而一个对文件内容都不了解的传阅工作者，其传阅的效果也将大打折扣。传阅者必须对手头文件的内容有足够的了解，只有这样才能为及时准确的传阅提供指导和帮助，防止瞎传、乱传、迟传现象的发生。传阅过程中，必须做好文件的登记、分类、归档、整理，这样不仅保证了文件查询和归档的准确性和快捷性，同时也有利于明确责任。登记簿上注有文件编号、接收人、接收时间、备注等栏目，一旦出现文件遗失的情况，就能知道问题出在哪里，文件传到什么地方了，文件的处理情况如何，只要翻开登记册就能一清二楚。

善用“分清主次、轻重缓急”的关键妙招。文件涉及的形式种类多种多样，文书人员在呈传文件时，必须注意阅文者与文件之间的工作关系，必须分清楚传阅的主次和先后顺序，要根据文件的不同内容、急缓的程度等情况进行传阅，既要做到按程序传阅，同时又不能死搬硬套，要做到灵活处理。文件较多时首先可以将文件按照时效性或者重要程度进行排序摆放，其次按照领导分管工作对文件进行分类送阅，最后将文件的紧急程度或者需要办理的大概日期标注在文件传阅单上，这样领导在翻阅文件时就可以一目了然。在处理送阅顺序上，一般遵循的是先送主要领导批阅，再送分管领导处理，而对一般急需处理的文件则可以先送相关领导或相关部门处理后，再对主要领导作汇报。总之不管采用哪种方式，最终达到的效果就是要做到在不违背原则的情况下保证文件处理的及时准确。

善用“严格保密、盯办落实”的制胜绝招。不管是什么文件都有它内在的政治性要求，工作人员必须严格按照文件传阅制度和保密手册规定进行文件的登记传阅和管理，一旦稍有不慎就会造成无法预料的后果，文件传阅的范围和权限既不能随意扩大或缩小，也不能多传或少传一个人，特别是含有密件标示的文件更要注意，密级文件一般遵循即阅即退的原则，不得相互传阅，更不能复印和带走，对于没有阅完的文件应予暂时收回，以保证文件的安全性。文件传出去了还要及时做好跟踪和督办，落实好领导签批件，有时候领导下乡或者开会不在，或是文件送领导阅后没有及时处理，作为传阅工作人员，必须腿脚要勤快，及时做好文件的跟踪、督办和回收。

文件的传阅工作既是一个细致活更是一个技巧性很强的工作，看似简单的工作中，不光检验着从业人员的工作素质，更是直接影响着机关工作的效率和质量，归根结底，每个文件传阅人员只有抱着一丝不苟、细致认真和满含热情的心态才能做好这份工作，也只有这样才能更好的围绕中心、服务大局。(内蒙古自治区巴彦淖尔市临河区委员会组织部 孙蕾)